Las finalidades de los ficheros y la Ley de Protección de Datos

¿Con qué finalidad recogen las empresas los datos personales?. ¿Pueden las empresas utilizar después esos datos personales para una finalidad distinta?

La finalidad para la que se recogen los datos personales es un concepto clave dentro del ámbito del cumplimiento de la Ley de Protección de Datos por parte de las empresas.Las empresas que tienen ficheros con datos personales de empleados, clientes,…están obligadas al cumplimiento de la Ley de Protección de Datos o LOPD y deben de utilizar esos datos con unas finalidades bien definidas y conocidas por los afectados.

Dentro del ciclo de vida de esos datos personales el primer momento es la recogida de esos datos, que se pueden recoger de muy distintas formas: Entrevistas, via web, en ferias,…

El artículo 5 de la Ley de Protección de Datos dice que la empresa previamente a esa recogida de datos debe informar al interesado de un serie de puntos entre ellos el de la finalidad para la que se recogen esos datos.

El artículo 4 de la LOPD dice que sólo se podrán recoger los datos personales cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Lo de no excesivos es importante para evitar la tentación de recoger datos y más datos sin que sean necesarios para la finalidad que perseguimos.

Otro aspecto muy importante del artículo 4 de la LOPD se refiere a la prohibición de usar los datos para una finalidad distinta de aquella para la que fueron recabados.

Por tanto cuando una empresa quiere utilizar esos datos para una finalidad diferente de la que hemos definido en el momento de la recogida de los datos debe obtener previamente el consentimiento del afectado.

Un ejemplo típico relacionado con este comentario anterior es el siguiente: Una empresa no puede utilizar los datos de sus empleados para felicitarles su cumpleaños sin antes obtener su consentimiento, y sin darle al empleado la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con la nueva finalidad indicada.

En el caso de que se utilice un documento para informar al interesado, si hubiese varias finalidades, cada una de ellas debería figurar una casilla claramente visible y definida, para que el afectado pueda decidir a qué finalidades y tratamiento se opone, de acuerdo al artículo 15 del Reglamento de la LOPD.

Por tanto, los tiempos aquellos en los que nos daban un documento a firmar donde figuraban todas las finalidades juntas en teoría se han acabado.

Para finalizar diremos que la finalidad también está relacionada con la definición de los ficheros que se deberán declarar a la Agencia de Protección de Datos, ya que en palabras de la propia Agencia “cada conjunto estructurado de datos aplicado a una finalidad concreta constituye un fichero, con independencia de los datos de carácter personal que se incluyen”.

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